Office Manager H/F

La mission essentielle de l’office manager (OM) étant d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives. Son rôle est transverse au sein de la structure et contribue directement aux projets stratégiques de la société.

Sous l’autorité du gérant, l’office manager aura aussi en charge les missions suivantes :  

Tâches confiées (liste non limitative) :

Gestion administrative :

• Gestion du courrier et des e-mails
• Gestion des calendriers, organisation des déplacements, planification des réunions, organisation et coordination d’évènements internes et externes
• Communication interne (interface gérant / personnel) et externe (clients, fournisseurs, banques)
• Support dans la réponse aux appels d’offre, établissements des devis / propositions commerciales

Gestion des services généraux :

• Gestion des contrats avec les prestataires
• Commandes fournisseurs
• Gestion de la flotte de véhicules, de téléphones, d’équipements informatiques

Ressources humaines :

• Administration du personnel
• Onboarding administratif et physique des collaborateurs
• Suivi des recrutements
• Suivi des présences / maladies / congés

Comptabilité :

• Interface avec l’expert-comptable
• Suivi du budget
• Facturation client
• Suivi des paiements clients et relance
• Mise à jour de tableaux de bords.

Compétences personnelles : 

• Grande capacité d’adaptation
• Excellentes qualités relationnelles
• Rigueur d’organisation et sens des priorités
• Réactivité
• Polyvalence et autonomie
• Sens de l’écoute et discrétion
• Débrouillardise
• Dynamisme.

Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels bureautiques Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent niveau de français à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs)
• Anglais courant.